Piensa en grande, planifica en pequeño

Preocúpese por las cosas pequeñas: por qué la planificación de las cosas pequeñas es importante para su negocio

Cuando la gente habla de planificación, a menudo se divide en cuatro tipos: estratégica, operativa, táctica y de contingencia. Soy dueño de un negocio y piloto, y los cuatro tipos de planificación son cruciales para ambos roles. Me adentraré un poco más en eso, pero primero, quiero contarles una historia.

Lo opuesto a la planificación es la complacencia

Antes de fundar mi empresa, Deadhead. Design, era piloto de línea aérea e instructor de vuelo.

Una vez, un compañero de piloto y yo, planeamos un vuelo a un aeropuerto local conocido por su comida. El plan era que yo volara solo desde el aeropuerto de mi casa y los recogiera en mi camino, en un aeropuerto  más cercano a su casa.

Después de mi turno en la escuela de vuelo ese día, completé mi planificación básica de vuelo. Esto consiste en cálculos de peso y balance y verificación del clima y avisos operativos. Tomé el vuelo para recoger a mi amigo y nos dirigimos al destino. Mi amigo era un piloto nuevo, así que estuve asesorando un poco durante el vuelo. Por ejemplo, me preocupé de comprobar el tiempo antes de cada salida. No me malinterpretes, se supone que debes hacer eso independientemente de tu nivel de experiencia, pero… bueno, contaré el resto de la historia.

Hicimos el viaje de ida y vuelta (la comida era tan buena como prometieron), y después de un breve retraso para dejarlos, encendí el motor por última vez. El sol se acababa de poner en el Bluegrass, era una noche encantadora y estaba deseando volver a casa tranquilamente.

En una combinación de fatiga y complacencia, esta vez no consideré revisar el clima.

Yo debería. Para empezar, es obligatorio. Pero más allá de eso, la puesta de sol sin duda habría producido algún cambio en el clima. Y efectivamente, esa noche, el viento en altura se había levantado.

La salida me llevó por un acantilado al final de la pista, donde el viento ahora era muy turbulento. Estaba seguro de que tenía una buena imagen de la situación, por lo que me tomó por sorpresa. Menos de un minuto después de partir, el avión temblaba violentamente y era difícil de controlar.

Mi mente volvió a mi entrenamiento: volar, navegar, comunicar. Mantuve el control y la pista mientras me comunicaba con el controlador de aproximación.

¿Fue una falla mecánica? ¿Qué más podría explicar la rápida degradación de la autoridad de control?

Mientras intentaba averiguar qué podía hacer para solucionar el problema, se acabó. Casi tan rápido como empezó, salí volando de la turbulencia. Realicé algunas maniobras adicionales realizando pruebas de control de vuelo antes de realizar una aproximación normal. La respuesta de la torre cuando solicité autorización para aterrizar: «Noviembre de 123, autorización para aterrizar en la pista 22, tenga en cuenta que un CRJ-700 informó una ganancia y una pérdida de 20 nudos en una final de 3 millas».

Verifiqué mi velocidad aérea y la velocidad respecto al suelo, y encontré una discrepancia de 35 nudos.

Todo quedó claro: no tenía ningún problema mecánico. Mi problema estaba, como dicen los mecánicos, «ubicado entre el asiento del piloto y los controles de vuelo».

Tuve suerte. Si hubiera consultado el clima, probablemente ni siquiera recordaría ese vuelo ahora, años después. Un poco de planificación simple, una planificación muy simple, me hubiera puesto en una posición mucho mejor.

Pequeña planificación para pequeñas empresas

Cualquier dueño de negocio puede identificarse con esta historia. No directamente, por supuesto, pero piense en todas las veces que se sentó con su contador, un cliente, un proveedor o incluso un compañero de trabajo. Al menos una vez, apuesto a que te perdiste algo que fue muy claro en retrospectiva, ¿verdad? Todos lo hacemos. Es por eso que cierta cantidad de planificación es vital, independientemente de cuán pequeña sea la tarea.

Ahora soy dueño de mi propia empresa de consultoría de marketing y desarrollo web. No hace mucho, envié una cotización a un cliente que era un orden de magnitud más alta de lo que le había hecho esperar. No pude hacer mi planificación en varios niveles antes de una reunión con un cliente y traté de sentir mi camino a través de ella.

Estoy seguro de que todos saben cómo termina esa historia.

Los planes de negocios, los planes financieros o la planificación y consideración en torno a la compra de artículos caros pueden parecer obvios. Pero algo tan simple como saltar a una reunión rápida con un proveedor también debe tener algo de planificación.

Piense en ello como si estuviera comprobando el tiempo: ¿qué está demasiado cerca del problema para ver? Este tipo de planificación a pequeña escala ayuda a establecer una conciencia situacional. Ya ha planificado las cosas pequeñas, por lo que puede concentrarse en lo que importa en el momento.

Cómo la gran planificación puede ayudar a la pequeña planificación

Echemos un vistazo a los cuatro tipos de planificación que mencioné anteriormente, y cómo pueden hacer que su planificación a menor escala sea mucho más simple.

• Planificación estratégica. Todo comienza con la planificación estratégica, mirando años más adelante. ¿Cuál es el panorama general? Puede pensar en esto como una planificación para su planificación, pero siempre debe revisar este nivel de planificación a medida que pasa el tiempo y cambia el entorno. En la historia de mi vuelo, ocurrió una falla de planificación estratégica cuando decidí hacer el viaje después de un largo día de trabajo y realizar el último tramo por mi cuenta. Si hubiera tomado mejores decisiones estratégicas, probablemente habría terminado revisando el clima.

• Planificación operativa. En aviación, tenemos un procedimiento operativo estándar (SOP) para casi todo. Al igual que su planificación operativa, explica cómo hacer algo, no por qué. Las empresas también deben tener SOP. ¿Cuáles son los pasos procesables que debemos tomar para llegar de aquí a allá?

• Planificación táctica. El caucho está en el camino ahora. ¿Cómo se van a ejecutar los planes operativos? La planificación táctica siempre utiliza la información más actualizada y es el tipo de planificación más específico. En los negocios, esto suele ser una planificación basada en proyectos basada en las necesidades únicas de un proyecto. Incluso puede hacer un plan táctico antes de dirigirse a una reunión para asegurarse de que la reunión sirva para avanzar en sus otros planes de nivel superior. (Probablemente ya haya identificado mi falla en verificar el clima, o realizar cualquier planificación táctica, como la última falla en el último tramo de mi día).

• Planificación de contingencias. Todos estos planes que hemos ideado son geniales, pero ¿algo realmente sale como esperábamos? No. Y ahí es donde entra en juego la planificación de contingencia. Uno de los planes de contingencia más comunes que hago con cada cliente es lo que haremos si no cumplimos con los plazos o el presupuesto. Realmente aprecian este tipo de previsión y, en los casos en que surge, pueden relajarse un poco. ¡Clientes felices! En la industria de las aerolíneas, tenemos libros completos de planes de contingencia prediseñados para cualquier situación. A menudo discutíamos cuidadosamente, paso a paso, qué haría cada miembro del equipo si la jugada se iba a la izquierda y cuándo. Y eso es exactamente por lo que sobreviví a la turbulencia.

La parte más importante: OODA

Una cosa es planificar y la otra cosa es actuar de una manera que haga que esos planes valgan algo. Si no permanecemos atentos y flexibles, el plan por el que trabajamos duro, es inútil.

El coronel John Boyd de la Fuerza Aérea de los EE. UU. fue pionero en un ciclo de toma de decisiones llamado OODA: observar, orientar, decidir, actuar. No estamos trabajando en el vacío, y si no reevaluamos constantemente, nuestra planificación se desperdicia. Observe el entorno, oriéntese hacia lo que ve, decida cómo responder y luego actúe. Luego, observe el resultado de sus acciones y continúe con el ciclo.

Sin planificación, OODA no servirá de mucho, pero los planes nunca salen exactamente como imaginas, y OODA puede ayudarte a adaptarte.

Espero que estés tan entusiasmado con la planificación como yo.

Si es así, no guardes esos planes en tu cabeza. Escríbalos. Hable de ellos con entrenadores y empleados, clientes y proveedores. Nunca se sabe cuándo alguien tendrá una idea mejor que tú, incluso podría ser el chico nuevo. La planificación de las cosas grandes hace que las cosas pequeñas sean más fáciles. Y la planificación de las cosas pequeñas hace que las cosas pequeñas funcionen como un reloj.

No seas complaciente, o terminarás con esos errores de palma de la mano.

Y, por favor, consulta siempre el tiempo.

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Soy Enric Gómez, experto en marketing online y gestión de redes sociales.